En esta entrada os quiero hablar de algunas consideraciones a la hora de realizar un inventario. La intención es dar unas nociones generales a tener en cuenta a la hora de planificar un inventario. Con la intención que independientemente del tamaño de tu empresa, actividad o cualquier otra variable que pueda influir os siga resultando útil el texto.

Importancia de los inventarios para tu empresa

Hacer un inventario, como cualquier actividad en una empresa conlleva una inversión de tiempo para su realización y preparación previa. Esto puede hacer que nos planteemos si realmente es rentable realizar este esfuerzo.

Para mi la respuesta es un rotundo si, los controles de inventarios son muy importantes para el correcto funcionamiento de una empresa. En este momento podría hacer un listado con muchas razones por la que es importante realizar esta tarea pero se puede resumir en una palabra CONTROL.

Este control es muy importante ya que el no tenerlo es lo que en el medio plazo te lleva a una organización peor ya que, con el tiempo, se van acumulando desviaciones respecto al inventario real que solo pueden provocar dos cosas:

  • Compras o fabricaciones innecesarias que provocan stocks físicos excesivos de algunas referencias
  • No comprar o fabricar algo a tiempo ya que pensabas que según tus stocks tenías suficiente. Convirtiendo estas referencias en urgentes y pudiendo provocar fallos en el plazo de entrega del producto final.

Esto si se deja de corregir durante un tiempo largo puede provocar que las decisiones que se toman en el día a día parezcan absurdas en muchos casos o que si se intentan ir corrigiendo sobre la marcha supongan un gran esfuerzo extra de gestión. Todo esto se incrementa cuando se está gestionando las compras o la fabricación de forma automatizada mediante un sistema ERP.

Muy posiblemente que en empresas con un control más manual esta desviación afecte poco a nivel de gestión del día a día en la empresa, pero si tendrá gran importancia de cara al control financiero de la organización.

¿Por qué se desajustan los stocks?

Las causas son múltiples y variadas e incluso en ocasiones sorprendentes. Pero todas ellas se pueden resumir en una sola, el factor humano.

Ejemplos de estos tipos de errores hay muchos pero suelen tener casi siempre las mismas causas: prisas, desconocimiento, despistes sobre el procedimiento a seguir, errores introducidos previamente y nunca corregidos, entre muchos otros.

Lo que está claro es una cosa, como las empresas están gestionadas por humanos estas desviaciones en el largo plazo son inevitables y por lo tanto es necesario corregirlas.

Pasos que sigo para ejecutar un inventario

En la empresa que trabajo actualmente desde hace un tiempo se realizan inventarios parciales todos los meses, además de un inventario general anual. A continuación, os resumo cómo planteo su realización y qué tengo en cuenta. Ni mucho menos digo que sea la metodología perfecta, pero me resulta práctica y no supone una inversión excesiva de tiempo ni personal.

Preparación de referencias a inventariar

En el caso de los inventarios mensuales que se realizan donde trabajo solo participa el personal de almacén y no a tiempo completo. Es por esto, que el inventario se realiza mediante una selección parcial de referencias para su conteo.

Además hay otras referencias que se contabilizan todos los meses, la razón es que debido a sus características a día de hoy no se pueden contabilizar de una forma fiable empleando el sistema informático. Este tipo de referencias es importante tenerlas identificadas y realizar sobre ellas un control más exhaustivo hasta que se consiga automatizar su control.

En cuanto al resto de referencias a la hora de seleccionarlas empleo diversos criterios (puedo emplear más o menos de ellos hasta completar el número de referencias que considero que es razonable contar en una sesión). Algunos de estos criterio serían los siguientes:

  • Referencias no contadas en varios meses. Para controlar esto, me voy guardando un histórico de referencias seleccionadas en inventarios anteriores para poder cruzarlas.
  • Priorizo materiales que no tienen procesos en curso. Esto lo hago así porque se reduce el error en el conteo provocado por material que se ha movido a un proceso para ser utilizado.
  • Referencias de compras con stock negativo. Estos casos suelen ser un indicador claro de error por lo que vale mucho la pena contarlos en el momento que aparecen.
  • Referencias o familias de referencias que por errores en el escandallo se han sustituido unas por otras en el producto final. Esto aunque se defina bien el procedimiento para regularizar el inventario es una fuente probable de errores.

Estos serían a grandes rasgos los criterios de selección que empleo para generar los listados de piezas a inventariar. Esto puede servir a modo de ejemplo pero dependiendo de las características de cada negocio podrían variar.

Tipos de referencias que rara vez planifico contar

Al igual que hay que tener criterios a la hora de seleccionar qué referencias contar, también se debe tener para el caso contrario. Referencias que nunca o casi nunca se deben contar.

Para mi criterio este tipo de referencias serían esencialmente 2:

Referencias de poco valor: serían todas las referencias que por su valor unitario y porque su control dentro de la fábrica no es necesario que sea exhaustivo no vale la pena contabilizar de una forma intensiva. Un ejemplo de este tipo de referencias sería la tornillería ya que es difícil de controlar de forma automática (difícil de acertar al 100% en escandallos, fácil de perder unidades durante la fabricación, difícil de detectar errores definidos en el sistema informático que poder reportar) y además no tenerla muy controlada no supone gran cosa ni a nivel económico ni de operaciones de planta. Solo habría que realizar un conteo en caso de que la desviación sea muy grande y evidente. Además lo ideal sería controlar este tipo de piezas con un sistema de tarjetas kanban físico.

Material de procesos intermedios que no se stockan: esto corresponderían a piezas que se fabrican en la factoría y que luego se montan en el producto final, es decir, semielaborados. De estos productos, se solicita su fabricación cuando se gestiona la fabricación del producto final, es por esto, que si no tienes claro si el estado de fabricación de estas unidades está al día (es decir, se han cerrado todas las órdenes de producción pendientes para el material físico que dispones) podría darse la circunstancia que contabilizaras unas unidades que más adelante se dieran de alta de nuevo. En resumen, que hay altas probabilidades de empeorar el control de los stocks si se realiza el conteo de este tipo de piezas.

Un caso diferente sería piezas que se fabriquen internamente para un proceso posterior o el producto final pero que se fabriquen mediante un sistema de fabricación por lotes, en este caso si que rentaría contar este tipo de piezas de vez en cuando.

Análisis de negativos

Otra de las tareas que planteo durante los inventarios periódicos es la realización del análisis de negativos. No es un conteo directo de piezas pero es un buen método para detectar posibles errores que van a provocar desviaciones futuras.

El análisis es tan sencillo como tomar cada referencia en negativo y revisar la causa por la que está así. Podría ser una regularización erronea que se hizo durante el mes, o que un proceso posterior ha consumido este material antes de ser dado de alta en el sistema (alguien olvidó cerrar una orden de trabajo o recepcionar un material). Una vez detectado el error es tan sencillo como corregirlo o reportar a la persona responsable para su corrección.

Paso final, el trabajo duro

Una vez realizado todo el trabajo previo, solo queda la parte del inventario físico. Tan sencillo como repartir los listados, contabilizar y actualizar el sistema con el conteo realizado.

Para este último paso solo hay que tener en cuenta una consideración, la planta productiva deberá de estar o bien sin actividad o con una actividad mínima con el fin de no generar desviaciones durante el proceso. Si eso no es posible habrá que atenuar este problema mediante una correcta selección de referencias tal como se explica más arriba.