La decisión de la implantación de un sistema ERP puede ser una de las más determinantes de entre todas las que se pueden tomar en una empresa.

Nunca me he encontrado en esta tesitura, donde he aterrizado siempre ha habido algún sistema así instalado. Pero si que tengo la experiencia de cuatro sistemas diferentes, dos de ellos funcionando en paralelo en plena migración.

Por lo que si que tengo un amplio conocimiento en cuanto al funcionamiento de estos sistemas (al menos en el área de producción) y puedo intuir cuales son sus virtudes y defectos. Además como no quiero venderos ninguno creo que puedo hablar con mayor objetividad.

Qué es y para que sirve un ERP

Empecemos por el principio, un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software que sirve para controlar de una forma unificada todo lo que sucede en la empresa. Por ejemplo, puedes saber todos los productos que has vendido, los que tienes en proceso, control de personal, facturas, inventarios… lo que decía TODO.

Por supuesto, eso de todo es en el caso de una implantación completa. Hay empresas que prefieren solo controlar ciertas áreas, como puede ser la parte de producción, almacén, facturación o la que sea y dejar fuera a otras. Eso es posible debido a que muchos de estos programas permiten instalación por módulos en función de lo que se necesite.

¿Realmente necesito algo así en mi empresa?

Esto es lo primero que me plantearía antes de dar el paso. Sobretodo teniendo en cuenta que hasta el momento entiendo que no tienes ningún software en uso o si lo tienes ha sido suficiente hasta ahora.

Con esto no quiero desalentar a nadie a que lo haga si realmente lo necesita, lo que quiero plantear es si realmente la solución a sus problemas pasa por la implantación de un ERP.

Es posible que los posibles problemas de gestión se puedan solucionar cambiando la dinámica de la empresa sin dar un paso tan grande.

En que tipo de empresas NO implantaría un ERP

Os voy a comentar, bajo mi punto de vista, en que casos creo que no sería recomendable el embarcarse en una implantación. En este apartado voy a hablar desde el punto de vista de producción y control de stocks ya que es el que conozco más. Es posible que para estos aspectos no sea recomendable pero para otros departamentos pueda ser muy interesante el módulo correspondiente.

A continuación os indico una serie de casos en los que creo que no sería necesario el realizar este proceso:

Empresa que fabrica por proyectos

En este caso creo que no sería recomendable debido a que este tipo de productos es muy difícil de estandarizar. Por esta razón no podrás controlar gran cosa a nivel de producción o almacén ya que será muy difícil mantener al día el ERP con todos los cambios que se generan de un proyecto a otro.

Otra cosa sería que el producto fuera totalmente modular aunque la gestión comercial fuera de tipo proyecto. En este caso si se podría hacer una gestión correcta gracias a la estandarización del producto.

Empresas pequeñas con un producto sencillo

Si tu empresa no tiene un gran volumen de negocio, las referencias que fabricas no son muy variadas y el producto emplea pocas materias primas y procesos intermedios no creo que sea necesario un ERP. La razón es que no creo que se le pueda sacar mucho jugo al software ya que con otros sistemas más simples (Excel podría ser suficiente) se puede conseguir algo parecido. Además, al ser un proceso sencillo de controlar, si está bien optimizado no se va a notar gran diferencia y por tanto la inversión será difícil de amortizar.

Otra cosa sería que el volumen de negocio aumentara y ya la vida en la empresa fuera muy rápida. En este caso el ERP si que otorga ese grado de automatización de procesos necesario para poder tener la empresa controlada.

Algunos tipos de talleres de piezas

Me refiero a empresas que fabrican ciertas referencias que otras empresas montan en sus productos finales. En estos casos lo que suele ocurrir es que el cliente pide alguna referencia (normalmente enviará planos y demás) y las pedirá por lotes de mayor o menor volumen.

Este tipo de empresas sería el que más estaría entre dos aguas y habría que analizar cada caso.

Podrías gestionar una empresa con gran variedad de clientes, que ofreces un gran número de procesos de fabricación y trabajas distintos tipos de material. En este caso si que sería interesantes un ERP.

Pero si trabajas para pocos clientes y realizas pocos procesos sobre las piezas no creo que sea necesario.

Voy a implantar ¿cuál es el mejor software?

En mi experiencia, como he dicho antes he podido manejar cuatro software diferentes y puedo decir que al menos a nivel de producción y gestión de stocks con todos se puede hacer lo mismo. Por supuesto, si fuera algún comercial que se dedicar a instalar algún software de este tipo os garantizaría que el mejor es el mío y no mentiría realmente.

La razón es que este tipo de software sería algo así como cuando vas a comprar un traje, buscas el que es más o menos de tu talla y luego tienes que pedir que te lo arreglen si esperas que realmente te quede bien. Por poner un ejemplo, en la empresa que estoy ahora todos los meses añaden nuevas funcionalidades y llevan varios años empleando el software.

Lo más que recomendaría en este aspecto sería tomar todas las ofertas y leer todas las características comparándolas como quien se compra un coche, y elegiría el que más se ajusta a lo que actualmente hago en la empresa. De esta forma es posible que se pueda ahorrar cierto dinero en desarrollos personalizados.

Voy a iniciar el proyecto de implantación del ERP ¿qué me podría encontrar?

Como he comentado, nunca he iniciado una implantación de un ERP en ningún sitio. Lo que si que he visto es una implantación incompleta, una en curso funcionando en paralelo con otra y por último en la empresa que estoy actualmente una implantación poco acertada que estoy reformando casi entera.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que se necesita una consultora y que el proceso va a ser largo. Como mínimo uno o dos años si la cosa va bien. Tengo entendido que las empresas que ofertan el software realizan la acción de consultoría.

Como podrás intuir un sistema ERP es algo muy potente y al mismo tiempo muy complejo por lo que es necesario tener un conocimiento alto de lo que se está haciendo para no cagarla. Además como es algo que funciona entre departamentos, lo que haga alguien en un departamento va a afectar a otro en algún momento, así que todo el mundo debe de saber lo que está haciendo.

Para esto, lo que haría sería seleccionar inicialmente a una o dos personas dentro de la organización para que estuvieran pegados al culo del consultor.

A estas personas les pediría varias cosas:

  • Que preguntaran cualquier duda que pudieran tener. Más valdría en este caso pecar de pesado que quedarse corto porque el funcionamiento futuro de la organización depende de esto.
  • Que documentaran todo lo que se les está explicando para el futuro. Muchas veces la documentación inicial queda muy corta ya que es sobre el estándar y no sobre las personalizaciones que se hagan.
  • Generar formaciones para cada departamento enfocadas a la correcta gestión de su trabajo en su área. Además también daría formación del resto de áreas de gestión con el fin de saber las implicaciones que tiene su trabajo en el de otros. Un software global requiere un conocimiento global del flujo que sigue.
  • Hacer que se aseguren de que se están siguiendo a rajatabla todos los nuevos procedimientos ya que de otra forma no funcionará.

Como se puede intuir, esto supondrá derivar cierto personal de la empresa a la gestión del proyecto lo que supone un alto empleo de recursos que podrían tener otras tareas que hacer. Yo no escatimaría en eso, si fuera necesario contrataría más gente, ya que si esta gestión sale mal el problema se puede arrastrar durante años.

El software se adapta a la empresa pero también hay que adaptarse al software

Al implementar un ERP en la empresa se van a tener que realizar ciertos cambios profundos en la forma de trabajar para que esto pueda funcionar. Esto es debido a las características del software ya que necesita que todo el mundo hable el mismo idioma para que la información que reciba sea correcta.

Por ejemplo, la gente tendrá que informar al sistema de que ha fabricado una pieza para que se puedan hacer las acciones necesarios, o si ha llegado una materia prima nueva alguien tendrá que dar el alta.

Todo esto suponen cambios e incremento en las tareas administrativas de todo el mundo (no solo del personal de oficina). Que todo el mundo debe asumir y realizar para que se pueda operar correctamente.

Siempre van a haber errores

Hay que asumir que se van a generar errores, ya sea por desconocimiento de la gente o simplemente por la gestión diaria. Esto hay que asumirlo y sobretodo analizar que errores recurrentes se tienen para si no se pueden eliminar al menos mitigar o gestionarlos los más rápidamente posible.

Si estos errores no se gestionan de ninguna forma en el momento que aparecen la información del sistema puede ir divergiendo de la realidad hasta el punto que puedan suponer problemas de gestión importantes.

Ventajas del ERP

Por supuesto, un software como este tiene ventajas muy importantes de cara a la gestión de la empresa. De otro modo no sería empleado por un gran numero de ellas.

Por supuesto un sistema así tendrá ventajas y se podrá sacar todo su jugo solo en el caso de una correcta implantación y uso posterior.

Alguna de estas ventajas serían las siguientes:

  • Automatización de procesos que conllevan mucho tiempo de gestión: lanzamiento de órdenes de trabajo, pedidos de compras según necesidades…
  • Control sencilla de los procesos. saber en que punto de fabricación se encuentra un pedido, cuándo se pidió x materia prima, etc.
  • Gestión sencilla de indicadores. bien porque esta utilidad la lleva incluida el software o porque tienes acceso sencillo a los datos.
  • Control de costes. ya que al tener información global se pueden analizar datos en busca de desviaciones o posibles aspectos a mejorar.
  • Mejora de la eficiencia general del trabajo. Gracias a la automatización de tareas y a que el trabajo también lo reparte el sistema según la configuración las tareas se pueden realizar sin la necesidad de mucho trabajo de gestión entre personas de la organización. Cada uno sabe lo que tiene que hacer gracias al sistema.

Estas serían algunas de las ventajas más importantes que como se puede ver no son como para despreciarlas. La conclusión sería que un software ERP bien gestionado puede llevar a cualquier empresa a un nivel de crecimiento superior pero que es necesario saber previamente donde se esta metiendo uno para no fallar en el proceso.