He decidido escribir este artículo porque llevo un tiempo empleando Power BI en el trabajo y, la verdad, he conseguido hacer cosas interesantes de cara a la gestión de los datos que se generan y lo cierto es que no se me puede considerar un experto en la herramienta.
Creo que la clave de esta fabulosa herramienta es esta: no se requiere de un gran trabajo previo para comenzar a utilizarla y se pueden hacer cosas muy interesantes con pocos recursos de uso y conocimiento de la herramienta.
Sin más comienzo con mi experiencia, esto no pretende ser una guía paso a paso ni nada parecido, más bien es una explicación de cómo poco a poco fui comenzando a usar Power BI y los procesos mentales que seguí hasta integrarla dentro de mi flujo de trabajo.
Todo tiene un comienzo y el de esta historia comienza con Excel
Mi primer acercamiento a Power BI desktop vino tras las primera ola de un problema sanitario que puso el mundo patas arriba, no se si lo recordarán. El caso es que tras la adaptación rápida de los 2-3 primeros meses que supuso mucho trabajo y problemas, vino una calma excesiva respecto a la carga de trabajo.
Debido a esta circunstancia y que ya de oídas tenía conocimientos de la existencia de la herramienta, decidí informarme un poco y comenzar a trastear con ella. Pero tuve un problema no tenía acceso a los datos del ERP .
Esto es algo esencial, disponer de acceso de conexión para los datos a analizar, suena obvio y razonable pero en ocasiones no lo es tanto. En el caso que comparto en un primer momento lo solicité y eran reacios por lo que tuve que probar con datos descargados del sistema.
Primera experiencia con herramienta BI resultado, decepcionante.
Lo de no tener una disposición de conexión en tiempo real fue determinante en la experiencia ya que destruía toda su esencia. Era muy farragoso tener que descargar varias tablas cada vez que se quiere probar algo, además de que los datos quedaban obsoletos enseguida.
Además, en los primeros usos la herramienta es un tanto confusa, aunque su distribución de elementos tiene mucho sentido. Puede dar la sensación que puedes hacer muchas cosas que ya sabeas hacer con herramientas como excel pero que te va a llevar mucho más tiempo (nada más lejos de la realidad).
Con esto, al poco tiempo el trabajo vuelve a subir y Power Bi pasa por mi vida sin pena ni gloria y queda almacenado en el cajón de las pruebas sin resultados sustanciales a corto plazo.
Este clavo lo pongo yo con mi martillo
Tras meses desde ese acontecimiento, todo queda un poco parado hasta que llega el día que me piden desarrollar indicadores de las áreas de gestión.
La verdad que en el momento que se solicita era adecuado ya que se comenzaba a trabajar de una forma más ordenada y ya habían ciertas áreas que eran medibles y controlables.
En ese momento también aproveché la coyuntura para pedir el dichosos acceso a los datos del ERP, en ese momento como se justificaba para la realización del proyecto en cuestión no hubo problema para conseguir este pequeño logro.
Business intelligence con Excel
Por aquel entonces ya había pasado cierto tiempo desde aquella prueba fallida con Power BI desktop y para mí había quedado un poco en el olvido. Es por esto que para mi la forma más natural a priori para abordar esta tarea era emplear Excel ya que estaba mucho más familiarizado. Resumen corto, sale mal.
Lo cierto es que Excel es suficientemente capaz para el desarrollo de unos buenos indicadores, pero que sea capaz no significa que sea adecuado. Esto es como quien conoce a un manitas que con un destornillador y un martillo te puede hacer cualquier arreglo en casa, pero creo que nadie negará que no es lo adecuado ni lo optimo.
En resumen, avancé bastante el proyecto por esta vía y lo que conseguí fue: libros bastante pesados llenos de hojas con tablas descargadas, pestañas con múltiples gráficos y limitación para ordenarlos para su consulta fácil, limitaciones intrínsecas a la forma de trabajar en Excel.
Por supuesto, todos estos problemas se pueden mitigar o resolver empleando Excel, pero ¿realmente vale la pena? al final lo más valioso a la hora de trabajar es el tiempo que se dispone y dedicar cantidades altas de tiempo a arreglar algo que otra herramienta lo hace solo no es la mejor forma de invertirlo.
De otro modo, una empresa como Microsoft no se habría planteado crear una herramienta específica teniendo otra que “hace lo mismo”.
Power BI el Excel con vitaminas
Tras ver que la tarea se complicaba con Excel decidí replantear la situación. Entones recordé la prueba fallida con Power BI y decidí darle una segunda oportunidad.
Por suerte la primera y corta experiencia no fue en vano y me sirvió de guía para enfocar este segundo envite con mejor perspectiva, esto me llevo a tomar las siguientes decisiones básicas:
- Necesitaba una formación básica inicial para desenvolverme en el entorno
- Saber si el programa iba a costar dinero o no antes de hacer nada
- Decidir cómo iba a usar la herramienta en el proyecto
- Buscar el proyecto más sencillo posible para “romper mano”
Con todo esto claro, toca empezar a emplear la herramienta y ver que aventuras nos depara.
Experiencia de aprendizaje
Tras la sofisticada hoja de ruta mental que me hice para comenzar a usar la herramienta a nivel profesional (tiene cuatro miserables puntos). Me puse manos a la obra
Aprender algo que te ayude a arrancar
En este caso no voy a recomendar ningún curso ni nada en concreto más allá de que os resulte ameno y que sea gratis.
En mi caso hice un curso gratuito de la plataforma Edx y fue más que suficiente, ni tan siquiera pagué el certificado.
Realmente si para empezar aprendes a unir las cajitas que salen en uno de los menús correctamente para que los datos hagan lo que quieres, entender que DAX no es una marca de insecticida y por qué ocurre que clicas sobre un dato de un gráfico y te cambian todos los gráficos ya tendrás una buena base para empezar a trastear.
Precio de Power BI
Realmente para esto lo mejor es revisar la web de Microsoft donde tenéis todos los planes y demás.
De todos modos, lo más importante respecto a este tema es, que Power BI desktop es GRATIS y sin limitaciones y se puede bajar aquí. Es decir, mientras utilices la aplicación y los informes desde el ordenador que trabajas no hay problema, además tiene la ventaja de que no tiene un límite de refrescos de los datos.
Usos de Power BI
El uso de Power Bi a priori es evidente: hacer informes de KPIs para sacar conclusiones del negocio. Ese es el uso claro y el que hago yo también.
Pero vale la pena en este caso pensar un poco fuera de la caja, ya que si tienes un conocimiento alto de los datos que manejas (porque trabajas con ellos todos los días) se pueden generar herramientas para facilitar procesos.
Un ejemplo que hice fue un informe que una vez filtrado podías sacar un archivo .csv que directamente iba a planificar el nesting de una máquina.
Primer proyecto
En este caso, recomendaría algo sencillo, o al menos que si hay algún error las conclusiones extraídas no sean críticas.
En mi caso hice un cuadro de mandos para producción ya que en aquel momento no era crítico y al ser los datos poco consistentes (no se fichaba adecuadamente, faltaba alguna información…) permitía tener mejor visión que la del momento.
Conclusiones
Por qué recomiendo esto
Realmente estoy recomendando esto simplemente por mi buena experiencia y fácil adaptación que he tenido a la misma.
Además para ciertos perfiles puede ser un pasito más en su carrera profesional y una forma de mejorar la gestión en sus áreas de control simplificando ciertas tareas que seguro que hoy son más tediosas.
Otro punto a su favor, es que si vienes de Excel la transición es amigable ya que muchas cosas se parecen y otras directamente las comparten como es el caso de Power Query.
Personas a las que más puede ayudar aprender
Creo que la persona que se quiera iniciar en esta aventura si que debería tener un cierto bagaje profesional previo (no lo considero imprescindible pero si recomendable) que resumiría en lo siguiente:
- Manejo previo de datos en el negocio (mediante Excel, ERP…)
- Conocimiento muy básico para hacer consultas SQL (nivel niño empieza a hacer sus primeras frases, es fácil de llegar ahí)
- Conocimiento de los datos a tratar (ya que al no dedicarte a eso tu validación te la da el conocer el resultado)
- Manejo de gran volumen de datos (se necesitan sistemas que ya estén generando un volumen poco manejable).
Enfoque de uso fuera del habitual
También hay que tener en cuenta que el uso que se está planteando aquí es un poco fuera de lo habitual. Es decir, la herramienta no está pensada para que un manager de área o un director se haga sus informes.
Más bien el planteamiento es tener un departamento informático al que se solicita estas cosas y te entregan los informes ya terminados y depurados subidos a tu espacio de trabajo en la nube.
Pero claro, esta no es la realidad de todas las empresas, de hecho diría que es más habitual empresas muy pequeñas con escaso personal de gestión y muchas áreas con necesidad de atención. Si ese es tu caso (era el mío) creo que esta herramienta puede ser un buen aliado que además no te va a requerir mucho tiempo para obtener esos ansiados resultados.
Por último, si bien es cierto que en empresas grandes este no es el planteamiento habitual, creo que siempre que se permitan accesos a ciertos repositorios de datos (entiendo que no en todos los casos esto es posible), vale la pena saber hacer algún informe.
La razón es que en ocasiones si son cosas pequeñas con conocimientos básicos puede ser suficiente para obtener el resultado y te ahorras tiempos de espera y explicaciones de concepto (a veces es más rápido hacer que explicar).