Realizar un inventario puede ser una tarea ardua y, en ocasiones, frustrante. Puede ocurrir que se completa un inventario y darnos cuenta en la operativa diaria que los resultados no han sido del todo precisos.
Esto genera desconfianza en los equipos y provoca que la gente piense que no es una tarea prioritaria o que incluso es contraproducente. Además problemas en los inventarios pueden llevar a problemas financieros, como pérdida de ganancias o exceso de stock y afectar negativamente la eficiencia de tu operativa en general.
Sin embargo, ¡no desesperes! En este artículo, exploraremos las claves para llevar a cabo un inventario exitoso y evitar esos errores frustrantes que a menudo lo acompañan.
Desde la planificación adecuada hasta el uso de tecnología avanzada, te guiaremos a través de los pasos esenciales para garantizar que tu próximo inventario sea un proceso sin contratiempos.
El buen inventario se planifica antes de empezar a contar
Es muy común pensar en los inventarios como una tarea aislada y puntual, pero es un proceso mucho más complejo. Esto es así, porque una empresa es un ente complejo en la que todo está interrelacionado.
Es por esto que hay que tener en cuenta todas las aristas que afectan directamente a los stocks y tenerlas controladas antes de tan siquiera empezar el inventario.
A continuación, te indico los aspectos clave que debes tener en cuenta para garantizar un buen inventario:
Pon al día tu sistema de gestión de información
Es clave, que antes de plantear realizar un inventario el flujo de información en tu ERP o sistema alternativo esté al día.
Esto es un aspecto clave ya que si no se hace antes de volcar el conteo esa actualización de movimientos ocurrirá después. Esto lo que provocará es que se sumen o resten materiales que se ya se ajustaron en el inventario, desajustando el valor al momento.
Para controlar esta parte miraría esencialmente lo siguiente:
- Cierre de órdenes de fabricación
- Puesta al día de entradas y salidas de albaranes (productos que entran y salen de fábrica)
- Revisión de negativos, estos son un chivato de que algo está ocurriendo, bien sea que para esa referencia los movimientos no están actualizados o que hay un error que subsanar.
Poniendo al día estos tres puntos antes de contar garantizarás que la información sea coherente durante más tiempo.
Enseña a tus equipos a revisar los artículos
Esto puede sonar extraño, pero es algo muy importante, seguro que con la explicación que viene a continuación quedará mucho más claro.
En muchas empresas y en particular en las que tienen gran variedad de artículos para sus operaciones, se encuentran ciertos elementos que conllevan ciertas particularidades de gestión.
Alguna que me vienen a la cabeza son las siguientes (aunque por supuesto cada empresa es un mundo):
- Uso de unidades de conteo poco habituales. Es posible que en vez de contar unidades en el sistema se cuenten metros, kg, etc.
- Factores de conversión del elemento. Es posible que el elemento se compre en barras, pero en el sistema se consuma en metros.
- Elementos en agrupaciones. Por ejemplo puede ocurrir que un artículo realmente sea un kit de tres elementos no divisible (un solo código tres elementos)
Estas peculiaridades debe de conocerlas tu personal para poder tenerlas en cuenta y que se de la información correcta durante el inventario. De otro modo es garantía de que el dato dado no sea el correcto.
Para un buen inventario menos es más
Es muy importante a la hora de planificar un inventario pensar en los recursos disponibles y adaptar la tarea a los mismos.
Es tentador ver todas las referencias que se desearían controlar y ponerlas todas aun sabiendo que el personal disponible lo va a tener muy difícil para llegar a revisar todo.
En mi experiencia lo que ocurre cuando se hace eso, es que la gente intentando llegar al objetivo es menos cuidadosa en la tarea y finalmente se consigue un resultado peor.
Los espacios ordenados mejoran los inventarios
Este aspecto tiene una repercusión clave de cara a hacer un buen inventario, es primordial tener los materiales identificados, organizados y ubicados dentro del lugar de trabajo.
De este modo será mucho más sencillo localizarlos, contabilizarlos y verificar que el conteo ha sido correcto si se realiza una auditoría posterior.
Para conseguir este objetivo puede ser muy interesante aplicar una metodología 5s.
Otra elemento que puede ayudar, bajo mi experiencia, es el empleo de sistema de almacenamiento robótico ya que permite tener organizado gran volumen de material en poco espacio al emplear el almacenamiento en altura.
Revisa los movimientos después del inventario
Una de las claves para hacer un buen inventario y para cualquier tarea que nos planteemos en la empresa, es ser conscientes de que todos somos humanos y cometemos errores.
Es por esto que es una práctica muy recomendable realizar una revisión de los movimientos de material que se han realizado dentro del sistema informático.
De este modo podremos ver valores que de movimientos que nos resulten anómalos para así revisarlos y detectar los potenciales errores (al menos los más graves o evidentes) que hubieran podido ocurrir durante el inventario.
Un buen inventario está en tus manos
Hemos visto una serie de aspectos que bajo mi punto de vista son claves para conseguir unos buenos resultados a la hora de realizar inventarios.
Como se puede ver son aspectos en su mayoría sencillos de incluir en la rutina de trabajo y que pueden aportar un carácter diferencial en los resultados.
Es por esto que recomiendo encarecidamente que al menos se prueben los aspectos de aplicación inmediata. Estoy seguro que se apreciarán los resultados dentro de tu organización.