En cualquier empresa que requiera de aprovisionamiento por parte de proveedores para mantener sus operaciones ha sufrido en mayor o menor algún fallo en sus entregas.
Estos problemas son especialmente dolorosos, ya que en ocasiones no es posible dar una solución suficientemente ágil y generan problemas al final de la cadena de suministro, tu cliente.
La reacción natural es: contactar con tu proveedor, pedir la entrega del material prometido y además, si no ha cumplido con las políticas de entregas pactadas reprochárselo (con mejores o peores formas dependiendo de cada uno).
Tras esto, tu proveedor, por supuesto reaccionará, aplicará mejoras puntuales que puede que se noten levemente, o no, y en un tiempo (normalmente corto) volveréis al punto inicial.
Como se puede ver el panorama no es muy esperanzador. Y la razón por la que creo que ocurre esto es bien simple: no tienes ningún control sobre tus proveedores externos.
Por esta razón creo que es interesante plantear otro enfoque, la pregunta sería la siguiente: ¿qué puedo hacer yo con mi proceso de aprovisionamiento para facilitar la vida a mi proveedor?
Se que la respuesta a esta pregunta no es sencilla, pero voy a poner como ejemplo los pasos que he seguido para mejorar el aprovisionamiento en una de las empresas que he trabajado. Es un caso de éxito así que atentos.
Mejora el plazo de entrega de tu proveedor desde casa, un ejemplo práctico
Este apartado pretende ser un ejemplo práctico de aprovisionamiento de una empresa, en concreto, el que he aplicado y ha funcionado.
Es muy importante, si se quiere aplicar o adaptar algo parecido, que se siga esta hoja de ruta en orden. Es decir, se debería tener un paso más o menos controlado antes de pasar al siguiente.
Sin más, paso a detallar cómo mejorar tus plazos de entrega y la relación con proveedores antes tan siquiera de haber acordado nada con ellos.
Afina tus procesos relacionados con la cadena de suministro
Con esto me refiero que se debe conseguir que la información que se maneja internamente para la gestión de aprovisionamientos case con la realidad.
Esto para mucha gente sonará obvio y trivial, pero creedme cuando digo que en algunos casos algo tan esencial no se llega a cumplir del todo.
Para esto deberías trabajar contra tu fuente de datos con la que trabajas, podría ser un ERP, como cualquier otro método que sirva para saber, al menos: qué tienes en tu almacén, qué se necesita, cuánto te va a llegar y cuándo se necesita.
Una vez clara la fuente de información de la que se va a beber, toca optimizarla para que los datos sean lo más correctos posible.
Aspectos previos a mejorar
- Las cantidades disponibles en el sistema deben ser correctas, en caso contrario se puede plantear hacer un inventario.
- La información de los escandallos (BOM) debe estar completa y ser correcta. Si no es así toca un trabajo de limpieza o un proceso continuo de detección de errores y reporte.
- La información sobre logística interna de planta debe ser correcta y estar actualizada. Esto se consigue llevando al día el cierre de órdenes de fabricación.
- La información de entrada de material en planta debe ser correcta en cantidad y fecha. Esto es importante ya que si no se exige se tiende a desvincular la tarea de recepción con la de alta generando errores
Por supuesto llevar los puntos arriba descritos a un nivel optimo conlleva un trabajo largo, duro y de mucho tiempo. El objetivo de cara a poder pasar al siguiente punto sería el siguiente:
Pasar de pensar, no me puedo fiar de un número que me encuentro en este inútil sistema de gestión a… Esto empieza a tener sentido y empiezo a poder seguir el hilo de las cosas que ocurren en mi cadena de suministros.
Deja de ser ciego ante tu cadena de aprovisionamiento
Una vez los datos comienzan a tener cierto sentido, las cosas ocurren según lo previsto y te llevas pocas sorpresas respecto a la información que manejas, sería hora de sacarle partido de verdad.
Para ello personalmente recomiendo alguna herramienta de business intelligence como puede ser Power BI. Aunque para empezar siempre se puede emplear Excel.
Para realizar este informe, que debe de ser tu referencia de cara a saber cómo te están funcionando tus proveedores externos, mínimo debería responder las siguientes preguntas:
- Cuando le pides algo, de media, cuánto tarda en entregarlo. Varía mucho este dato por cada artículo que entrega.
- Respecto a tu plazo de entrega estimada, en qué medida lo cumple. Cuántos días se retrasa respecto la previsión.
- Respecto a los artículos que compras. cuáles son los que tienen un mayor volumen.
- Con qué frecuencia pides los artículos que compras.
- Cómo es el consumo de los productos que compras (estacional, continuo, puntual…)
Estos serían los puntos clave a controlar para poder mejorar la gestión en la empresa y con ello las entregas. Pero claro, qué hago ahora con toda esta información. A continuación está la respuesta.
Configuración de mínimo y lote, las palancas para la mejora
Ya dispones de información suficiente por lo que es el momento de realizar acciones que mejoren las entregas de nuestros proveedores.
Para esto se cuenta con una herramienta esencial, la configuración correcta de mínimos y lotes.
Con la modificación de estos dos números se pueden conseguir cambios muy relevantes en las políticas de aprovisionamiento mejorando sustancialmente el flujo de la cadena de aprovisionamiento.
Pero antes vamos a ver que representan cada uno de estos números y en qué aspectos influyen para poder comprenderlos mejor.
Qué es el lote de pedido y en qué afecta
Un lote de pedido correspondería con la cantidad de unidades que se van a comprar cada vez que se realice un pedido a proveedor.
La elección de este número tiene influencia directa en los siguientes aspectos del artículo a comprar:
Frecuencia de pedidos a mayor lote se reducirá el número de veces que se pide el producto en un periodo de tiempo.
Precio en algunos casos, esto solo ocurrirá cuando tu proveedor tenga procesos influenciados por la cantidad (en otros casos le dará lo mismo venderte 1 que 100 y no variará el precio). Un ejemplo claro de esto es materiales que requieren una preparación de máquina, en estos casos, el tiempo de preparación se incluye en el coste de pieza y se divide por el número de piezas del pedido.
Capacidad del proveedor esto no es tan evidente, pero puede suceder. Si las cantidades no son adecuadas (tanto por arriba como por abajo) pueden afectar o bien en incrementar el trabajo de gestión de pedidos o bien saturar al proveedor con un solo artículo.
Costes de almacenamiento todo almacenamiento conlleva un coste, entonces si el dimensionado de la cantidad a aprovisionar no es adecuado el coste de almacenar este artículo subirá.
Gestión administrativa esta gestión viene derivada de la recepción de materiales, si los lotes son insuficientes o no se han configurado será necesario gestionar muchos más pedidos que si vienen agrupados en un lote.
Qué es el stock mínimo y cuál es su repercusión
En el caso del mínimo (también llamado stock de seguridad) lo que representa es la cantidad mínima de stock libre (sin estar reservado por parte de demandas del negocio) antes de que se realice un nuevo pedido.
En este caso, los aspectos que influiría serían los siguientes:
Roturas de stock si se subestima la cantidad de material necesario en el periodo de aprovisionamiento de proveedor se corre este riesgo controlado por el mínimo.
Fecha de disponibilidad de material: un stock mínimo se podría entender como un movimiento de la última unidad de material a lo largo del tiempo. Entonces modificando este número se puede adelantar o retrasar esa disponibilidad. (esto es importante en caso de tener procesos que se adelanten a otros).
Costes de almacenamiento en este caso también tiene influencia en este factor, ya que un stock mínimo demasiado conservador puede generar un almacenamiento innecesario de material.
Definiendo la política de aprovisionamiento
Ahora que ya tenemos nuestro informe y tenemos claro para que sirven las palancas que nos van a servir para cambiar el estado de nuestras entradas de material, veamos cómo plantearlo.
Lo primero que haríamos seria organizar los artículos de compra según su consumo, para analizar primero los que más se utilizan.
Tras esto plantearíamos cual va a ser la frecuencia de aprovisionamiento. Por ejemplo se puede decidir que por artículo solo se haga una compra al mes.
Revisando el consumo y ajustando a la cantidad consumida en el periodo se definiría el lote. Es decir, cada vez que se compre se traerán unidades suficientes para cubrir un mes.
Tras esto, analizaríamos el plazo de entrega real de nuestro proveedor, además de si es fiable o no (se puede ver la desviación típica de los días para ver si hay mucha o poca variabilidad en la entrega).
Este análisis recomiendo hacerlo de cada artículo respecto a su proveedor, ya que un mismo proveedor puede tardar tiempos distintos en entregar artículos diferentes.
Con esta información y teniendo en cuenta cuándo se necesita internamente este material se podría definir el mínimo basándonos en la demanda diaria del artículo para ajustar la cantidad.
Por ejemplo, si mi proveedor tarda 5 días y se necesita este material 2 días antes de terminar el producto final, deberé tener almacenado por lo menos 7 días de material cuando hago el pedido de reposición.
Este análisis habría que hacerlo para cada artículo hasta tener todos las políticas de aprovisionamiento definidas. Por supuesto que con cierta habilidad se puede automatizar este proceso aunque siempre recomendaría una revisión antes del volcado de datos.
¿Tengo que definir mínimo y lote de todos los artículos?
La respuesta es no. Realmente solo debería ser necesario para los artículos de alta rotación y aquellos que por su complicación a la hora de conseguirlos o por los plazos manejados convenga por un tema estratégico.
Formas de decidir a partir de cuándo dejar sin configurar los artículos hay muchas, perfectamente se podría emplear un análisis de Pareto o incluso con una revisión directa de los datos.
A partir de aquí trabaja con tus proveedores
Si has llegado hasta aquí y has aplicado o ya tenías un sistema similar funcionando en tu empresa, muy probablemente habrás notado las bondades de tener un sistema de aprovisionamiento externo bien planteado.
A partir de aquí habrás plantado una buena base para poder trabajar de forma más ordenada y fiable en tu cadena de suministro.
Pero aquí no acaba el trabajo, aun te quedará un horizonte importante de mejoras, pero estas ya si requerirán la negociación y gestión con tus proveedores, pero esto ya sería contenido para otra entrada.