Dentro del mundo de las herramientas lean la metodología 5s es una herramienta que, en mi opinión, más ayuda a implicar a toda la organización en el proceso de cambio.
Puedes pensar que simplemente es un método para organizar puestos de trabajo.
La herramienta 5s es mucho más que eso, consiste en una metodología estructurada que impulsa el cambio respecto a la organización de puestos de trabajo implicando al personal.
Si la empresa en la que trabajas se parece a esto, te invito a seguir con el artículo con el artículo:
Método 5s aplicado a una empresa
Por suerte, en mis inicios profesionales tuve la oportunidad de aplicar esta metodología completa a un proyecto de la mano de la consultora CDI-lean.
En este proyecto se aplicó la metodología completa y los resultados fueron destacables. Obteniendo importantes mejoras en la organización de puestos y finalmente incremento de la productividad.
Sin más empiezo a explicar este ejemplo práctico de aplicación de 5s y las claves que llevaron a conseguir que la implantación fuera un éxito.
Aspectos previos
Antes de comenzar con esta metodología lean, creo que es importante tener en cuenta algunas cosas previas a iniciar el proyecto con el personal.
En líneas generales serían las siguientes:
Documéntate bien
Es importante informarte bien de los pormenores de la metodología antes de comenzar. Además de este artículo, es conveniente informarse de otras fuentes y preparar todo bien antes de empezar.
Esto considero que es así porque es una metodología que genera ciertas fricciones al principio, entonces es recomendable que la gente vea al gestor del proyecto como un líder que tiene clara los pasos y la dirección del proyecto.
Por supuesto, una buena alternativa si se dispone de recursos es buscar ayuda profesional especializada en una consultora.
Libera tiempo para el proyecto
Quien sea que va a gestionar el proyecto debe de tener recursos suficientes para atenderlo. O bien buscar recursos internos o externos para que puedan dar una atención rápida.
En el caso que se comenta me contrataron como becario exclusivamente para atender tanto estas como otras implantaciones lean que se llevaron en ese periodo.
Esto es muy importante ya que la gente de planta se le va a pedir implicación en el proyecto pero si no se les da respuesta rápida a sus peticiones pronto decaerán los ánimos.
Prepara tus formatos estándar previamente
Esto se podría hacer sobre la marcha en las distintas fases, pero creo que es conveniente tenerlo antes de empezar.
La razón principal es que el proyecto puede avanzar a distinto ritmo en distintas secciones, entonces si las secciones más avanzadas tienen que esperar a generar documentaciones se pierde parte del dinamismo.
Elige un puesto piloto
Este aspecto no es obligatorio pero si recomendable. Realmente un puesto piloto te permite seleccionar a las personas más proactivas con las que es más fácil trabajar. De este modo cuando se comiencen a ver resultados en ese puesto será más sencillo convencer a quien sea más reacio.
Haz una reunión preliminar con la fábrica
Antes de empezar es importante que la gente esté bien informada, por lo que es muy recomendable reunir a todo el mundo y hacer una pequeña formación sobre la metodología.
De este modo será más sencillo cuando llegue el momento de la implantación de la metodología 5s en su área ya que hablaréis el mismo idioma.
Primer paso: Seiri (Clasificación):
Consiste en decidir qué vale y qué no vale en cada puesto de trabajo.
Para realizar esta parte es conveniente crear un área provisional dentro del puesto para llevar todo lo que no debería estar. De este modo el personal de logística sabrá exactamente qué materiales tiene que sacar del puesto.
También puede ser útil emplear etiquetas para indicar qué hacer con este material rechazado, pero esto yo lo tendría como algo opcional.
La razón es que quién está clasificando debe de saber qué hay que hacer con ese material (no siempre va a ser así). Además es posible que el volumen de material sin uso sea tan alto que al menos en una fase inicial se pueda sacar todo el material para tirar sin necesidad de etiquetar.
Esto ya hay que valorarlo en cada circunstancia o incluso en cada puesto.
Otra opción es crear un puesto de cuarentena en un área delimitada del almacén, para mantener todos esos materiales que tenemos dudas de si tirar o conservar.
Posiblemente si se tiene esa duda es porque la decisión debería ser deshacerse de él, pero el hacer este paso previo puede ayudar a dar forma a la decisión y al menos ese material poco útil tiene un espacio acotado.
Segundo paso: Seiton (Orden):
En esta parte se organizará todo el material que sirve en el puesto, buscándole una ubicación fija y etiquetándolo.
Aunque esto sea un paso posterior al anterior, creo que vale la pena mezclarlos un poco. Es decir, una vez se ha eliminado del puesto todos los elementos que se sabe de forma más evidente que no debería de estar ahí es conveniente empezar a clasificar.
De este modo, buscando sitio para los elementos de los que se quiere disponer nos van molestando otros elementos innecesarios que podemos ir sacando generando un proceso iterativo.
En esta fase es de vital importancia dar mucho apoyo al etiquetado de los elementos ya clasificados, el proceso debe ser rápido y dinámico. De este modo se consigue que lo avanzado en la organización del puesto no se pierda.
También creo conveniente en esta parte dejar al empleado cierto grado de libertad a la hora de organizar el puesto de trabajo.
Se puede trabajar en conjunto aportando sugerencias pero es importante que las decisiones sobre dónde van las cosas impliquen al trabajador. De este modo conseguimos una mayor implicación dentro del proyecto.
Tercer paso Seiso (Limpieza)
Una vez se tiene todo dispuesto al gusto en el puesto se procede a la limpieza exhaustiva del mismo.
Con esto se consigue eliminar cualquier rincón desatendido dentro del área de trabajo, además de terminar de dejar el puesto al gusto.
Por así decirlo, en esta fase se deja el puesto para la foto.
Cuarto paso Seiketsu (Normalización)
Una vez está todo dispuesto al gusto en el puesto, hay que conseguir que todo esto se mantenga en el tiempo. Para esto es necesario generar unos estándares en el puesto.
Esto lo que significa es generar una serie de normas, personalizadas para cada puesto, ya sean implícitas o explícitas que garanticen que todo se mantenga.
Un ejemplo de norma implícita sería un panel de herramientas, nadie te dice dónde debe de ir la herramienta pero viéndolo ya sabes si falta alguna o no.
En lo que respecta a las normas explícitas, vendrían recogidas en un documento y constaría de todas las tareas que se deben hacer para el correcto mantenimiento del puesto, con su periodicidad.
Estas normas deben de ser adaptadas y ajustadas según las características de cada puesto, además cualquier persona nueva que entre a trabajar en esa zona debería conocerlas.
Quinto paso: Shitsuke (Disciplina)
Una vez se ha conseguido avanzar por todo el camino de la metodología 5s queda lo más difícil, mantenerla en el tiempo y seguir mejorando.
Para estos dos objetivos tan importantes, esta herramienta lean nos aporta este último paso.
En él lo que se debe conseguir por un lado es que no se pierdan los ánimos de mantener el puesto en el nivel conseguido, además de conseguir que la gente siga siendo proactiva.
Para esto en el ejemplo del que estamos hablando se optó por un método de auditoría.
Para ello se asignaron auditores y se generó un calendario de auditorías semanal, en el que cada auditor debía ir al puesto asignado en una fecha determinada.
En el puesto había un documento para la evaluación del puesto, en el que se revisaba en base al estándar del mismo. Una vez evaluado se registraba todo y se hacía seguimiento del estado de cada puesto.
En las mismas auditorías el propio auditor o el trabajador podían incluir sugerencias de mejora para el puesto que quedaban registradas en el documento para su posterior ejecución.
Qué nos aporta la metodología 5s
Como se puede ver la implantación de una herramienta lean como son las 5s puede ser un proceso costoso en tiempo y que implica a toda la organización.
Este aspecto puede abrumar al principio pero los beneficios que aporta a nivel organizativo compensa todo esto con creces.
A mi entender el beneficio más importante que aporta es el cambio cultural que supone, ya que empresas desordenadas a nivel interno generan trabajadores poco motivados.
Además es un muy buen punto de partida para conseguir que el personal trabaje en equipo sintiéndose parte de un proyecto común y dando pie a plantear proyectos de ejecución más compleja.
A parte de todo esto, que creo que es el valor principal, también aporta otros valores objetivos y medibles mediante indicadores. Como es mejora en la eficiencia, reducción de desperdicios y stocks entre otras.
Sin más os invito al menos a intentar proponer en la organización que trabajáis la aplicación de la metodología 5s y si no fuera posible en este momento espero que por lo menos el conocer la herramienta pueda serviros de inspiración de cara a la ejecución de algún proyecto en el que se pueda aplicar algo de esta filosofía.