Hoy vengo a hablaros de una de las herramientas informáticas más ampliamente utilizadas en todo tipo de negocios, Microsoft Excel.
En este artículo vengo a hablaros de tanto de los puntos fuertes de la herramienta como de sus principales debilidades para cierto tipo de usos.
Ventajas de Excel
Que Excel sea una herramienta tan universalmente empleada durante tanto tiempo no es casualidad. Esto es debido a que es una herramienta que tiene una gran variedad de fortalezas que la hacen indispensable para gran variedad de tareas.
A continuación paso a analizar sus principales puntos fuertes que la convierten en una herramienta tan popular.
Excel es fácil e intuitivo
La principal fortaleza de esta herramienta creo que es las pocas barreras de entrada que tiene para comenzar a utilizarla. Esto es porque, aprendiendo muy pocos comandos, ya podemos empezar a obtener resultados que en ocasiones serán más que suficientes para la tarea que tengamos que realizar.
Es una herramienta muy versátil y flexible
Debido a la estructura que tiene esta herramienta se convierte en un aliado indispensable para una amplia variedad de tareas.
Tanto para tareas simples, como es la creación de una tabla plana, hasta la creación de herramientas complejas de procesamiento de datos de distintas fuentes Excel puede ser un aliado muy competente.
Puedes añadir el grado de complejidad que necesites
Otra de las grandes ventajes de Excel, es que puedes añadir o quitar funcionalidades en función de la tarea que quieras resolver.
Esto se consigue debido al carácter modular que tiene lo que hace que se pueda adaptar perfectamente al nivel de cada usuario y a los requerimientos de la tarea a realizar.
Ejemplos de esto sería la herramienta solver para problemas de optimización, que no viene activado por defecto, también el uso de macros o la herramienta Power Query serían ejemplos de usos menos básicos.
Gracias a esta característica, se consigue que se sientan cómodos tanto usuarios que requieren de un uso básico como aquellos que necesiten características más avanzadas de la herramienta.
Ampliamente conocida y utilizada
Esto es una ventaja a la hora de poder compartir información tanto dentro de la organización como con otros actores fuera de la misma. Ya que el uso en las empresas es casi universal siendo una herramienta esencial en muchas empresas.
Además, aunque hay empresas o profesionales que no emplean Excel, su uso es tan extendido que no tendrán ningún problema en encontrar alguna alternativa compatible y gratuita para poder visualizar o trabajar contra el libro Excel que les compartas.
Desventajas de Excel
Pese al gran número de virtudes de esta herramienta no esta exenta de ciertos problemas o límites en su usabilidad que hay que tener en cuenta.
De hecho, muchas de sus virtudes se podrían considerar también los generadores de estas desventajas, muchas veces propiciadas por el desconocimiento del usuario a la hora de conocer los límites de esta herramienta.
Esto puede darse, porque al ser una herramienta tan flexible, puede dar al usuario la sensación de que vale para casi todo, cuando no es así. Lo que puede generar una serie de problemas, que van desde ineficiencias por un procesamiento no óptimo de la tarea, hasta recibir resultados erróneos en ciertos análisis o procesamientos.
Algunas de las limitaciones más relevantes y que hay que tener en cuenta a la hora de emplear esta herramienta creo que serían las siguientes
Límites en el volumen de datos
Excel es una herramienta pensada para procesar y analizar volúmenes de datos no demasiado grandes, es por esto que no es muy buena idea importar o procesar grandes volúmenes de datos.
Si se emplea la herramienta para el procesamiento de volúmenes de datos demasiado grandes se puede obtener desde problemas de comportamiento lento en ciertos procesamientos hasta la posibilidad de no haber procesado todo el conjunto de datos, con los potenciales problemas derivados.
Sensible al formateo empleado
Este punto es muy importante, sobre todo cuando estamos empleando Excel para realizar una tarea compartida. Lo que suele ocurrir en estos casos es que hay usuarios que, por desconocimiento, afectan al formato inicial en el que está planteada la tabla al actualizar datos.
Las consecuencias de estos errores suelen ser la pérdida o errores en la información incluida en la tabla cuando se realizan consultas posteriores, por ejemplo mediante un filtrado.
Para evitar este problema, se puede desde incidir en este aspecto enseñando muy bien a todos los usuarios de la hoja compartida cómo se debe actualizar, hasta emplear métodos indirectos de toma de datos como sería la programación de un formulario mediante el uso de macros.
Posibles inconsistencias al realizar cálculos
Esto es fácil que ocurra si se emplean ciertos cálculos sobre tablas planas que luego se arrastran al resto de filas, si se está trabajando puede ser algo muy común que se nos olvide actualizar el resto de filas y tengamos datos calculados de distinta forma.
Para evitar este problema Excel propone el uso de objetos tabla, lo que aumenta mucho la consistencia de los datos calculados ya que este objeto tiene ciertas restricciones para que esto ocurra. Pero en mi experiencia veo que el uso de esta característica no es ampliamente empleada y por eso destaco este punto como una debilidad.
Riesgos de asentar proyectos en Excel
Gracias a su versatilidad Excel puede ser un excelente recurso para probar ideas nuevas a aplicar dentro de la organización. Puede ser un soporte ideal para realizar pruebas de concepto rápidas de ciertos procesos nuevos que creemos que pueden aportar valor al negocio.
El problema viene cuando esta prueba de concepto funciona y no la trasladamos a una tecnología más robusta que afiance esta gestión y la estandarice.
Esto es problemático porque Excel no es consistente, ya que iría en contra de su flexibilidad, lo que provoca que sea muy proclive a la generación de errores en el largo plazo, lo que ocasionará a su vez problemas para la tarea que en principio soluciona.
Además si redundamos en esta forma de afrontar problemas sin llevarlos más allá, corremos el riesgo de tener una gran variedad de hojas Excel desperdigadas por el equipo para la solución de multitud de tareas, lo que finalmente ocasiona una pérdida de control de las mismas.
Excel es una herramienta excelente si se usa de forma adecuada
Como hemos podido ver Excel es una herramienta muy útil que podemos adaptar a una amplia variedad de tareas que casi cuesta imaginar. Precisamente la fortaleza que supone su versatilidad puede ser a su vez el generador de ciertos problemas de gestión.
Es por esto que un uso consciente de la herramienta en la que conozcamos sus riesgos y limitaciones es la mejor vía de cara a una experiencia exitosa con la misma.